Mise à jour courante ou de correction ?

Mise à jour courante

La déclaration de mise à jour courante est la plus souvent utilisée. La Loi sur la publicité légale des entreprises exige que tout changement dans les informations apparaissant au registraire soit déclaré dans les 30 jours suivant le changement.

À titre d'exemple, suivant la démission d'un administrateur, ou suivant le changement d'adresse du siège social, la société devrait dans les 30 jours déclarer ce fait par voie de déclaration de mise à jour courante.

En général, les tiers peuvent présumer que les informations apparaissant au registraire sont correctes. Il est ainsi dans l'intérêt de l'entreprise de déclarer sans délai tout changement lorsqu'il survient.

Mise à jour de correction

Il arrive parfois que le bon type de déclaration à produire ne soit pas la mise à jour courante, mais bien la mise à jour de correction. On utilise ce type de déclaration lorsqu'une information a erronément été déclarée au registraire et qu'il y a lieu de la supprimer, rétroactivement.

La distinction peut être fondamentale dans certains cas. Par exemple, si une personne a été par erreur déclarée comme ayant agi comme administrateur, si on procède par mise à jour courante, il faudra indiquer une date de fin de charge — cela signifie que la personne a effectivement été administrateur et qu'elle a cessé de l'être. Si on produit plutôt une mise à jour de correction, il est possible de faire en sorte qu'il n'y ait pas de date de début de charge du tout pour cette personne.

Il faut noter toutefois que, même en procédant par mise à jour de correction, il sera quand même possible de voir l'information erronée qui avait été déclarée. Le registraire comporte une option pour visualiser tout l'historique des informations de l'entreprise, incluant celles qui ont fait l'objet d'une correction.

« La mise à jour de correction permet d'effacer rétroactivement une information erronée — la mise à jour courante, elle, ne fait que la modifier à partir d'aujourd'hui. »