Politique de confidentialité.

1. Préambule

Services Corporatifs Pronto inc. (« Pronto », « nous », « notre » ou « nos ») est un cabinet d'avocat québécois exploité par Jimmy Oppedisano, membre du Barreau du Québec et du Law Society of Ontario. La présente politique décrit la manière dont Pronto recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels des visiteurs, prospects et clients du site prontolegal.ca.

Pronto s'engage à respecter l'ensemble des obligations qui lui incombent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) lorsque cette dernière s'applique.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels est exercé par :

Toute question, demande d'accès ou plainte relative au traitement de vos renseignements personnels peut lui être adressée par les moyens ci-dessus.

3. Renseignements que nous recueillons

Selon la nature de votre interaction avec Pronto, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

3.1 Renseignements d'identification

Lorsque vous communiquez avec Pronto par formulaire ou par courriel, nous recueillons vos nom, prénom et titre, vos coordonnées (adresse postale, courriel, téléphone), ainsi que l'objet de votre demande et le contenu de vos messages.

3.2 Renseignements liés au dossier corporatif

Pour les mandats d'incorporation, de réorganisation, de planification fiscale ou de toute autre matière qui nous est confiée, nous pouvons recueillir :

• L'identité des administrateurs, actionnaires, dirigeants et bénéficiaires ultimes (date de naissance, citoyenneté, domicile, pourcentage de détention) ;
• La dénomination sociale projetée, l'adresse du siège, la nature des activités, le capital-actions envisagé ;
• Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ), le numéro de société par actions, ainsi que tout numéro d'identification fédéral ou fiscal pertinent.

3.3 Documents juridiques et pièces transmis par le client

Pronto agit comme cabinet d'avocat et reçoit régulièrement, dans le cadre de ses mandats, des documents et pièces dont la nature peut inclure, sans s'y limiter :

• Pièces d'identité gouvernementales (permis de conduire, passeport, certificat de naissance) ;
• Statuts constitutifs, statuts de fusion, statuts de modification ou de dissolution ;
• Conventions d'actionnaires, conventions de roulement (article 85), conventions d'achat-vente d'actions ou d'actifs ;
• Livres de minutes, registres des résolutions et des transferts d'actions ;
• États financiers, déclarations de revenus T2 et CO-17, avis de cotisation ;
• Contrats commerciaux, baux, contrats de service ou d'emploi ;
• Documents bancaires liés à l'ouverture ou à la gestion de comptes corporatifs ;
• Déclarations relatives aux bénéficiaires ultimes (PCI), rapports NUANS, formulaires de l'Agence du revenu ;
• Toute autre pièce justificative requise pour exécuter le mandat.

Ces documents et les renseignements qu'ils contiennent sont traités sous couvert du secret professionnel de l'avocat, conformément à l'article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne du Québec et au Code de déontologie des avocats.

3.4 Renseignements techniques

Lors de votre navigation sur prontolegal.ca, nos serveurs et nos outils analytiques peuvent recueillir automatiquement votre adresse IP et votre pays d'origine, le type et la version de votre navigateur, votre système d'exploitation, les pages consultées, la durée des visites, ainsi que la source qui vous a dirigé vers le site et les témoins (cookies) que vous avez acceptés.

4. Finalités de la collecte

Pronto utilise les renseignements recueillis afin de :

• Préparer, rédiger et déposer les documents juridiques requis par votre mandat ;
• Communiquer avec vous concernant votre dossier et nos services ;
• Soumettre les déclarations et formulaires obligatoires auprès du Registraire des entreprises du Québec, de Corporations Canada, de l'Agence du revenu du Canada, de Revenu Québec et d'autres autorités compétentes ;
• Vérifier votre identité au sens de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, lorsque cela s'applique ;
• Établir, facturer et percevoir le coût de nos services ;
• Améliorer la performance et la sécurité de notre site web ;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et déontologiques.

5. Consentement

En soumettant un formulaire, en transmettant des documents ou en confiant un mandat à Pronto, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique. Lorsqu'une nouvelle finalité non couverte ici est envisagée, nous obtiendrons votre consentement exprès avant d'y procéder.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et déontologiques que nous devons respecter, en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels indiqué à la section 2.

6. Communication des renseignements à des tiers

Pronto ne vend ni ne loue jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer uniquement dans les cas suivants :

• Autorités gouvernementales — pour déposer les statuts, déclarations et formulaires requis (REQ, Corporations Canada, ARC, Revenu Québec, OPIC, etc.).
• Fournisseurs de services — comptables, fiscalistes, traducteurs agréés, NUANS, services de signature électronique, hébergement infonuagique et outils de gestion documentaire. Ces fournisseurs sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes aux nôtres.
• Obligations légales — lorsqu'une ordonnance d'un tribunal, une demande des forces de l'ordre ou une exigence législative nous oblige à divulguer un renseignement.
• Avec votre autorisation expresse — par exemple, lorsque vous nous demandez de transmettre un document à votre institution financière ou à un autre professionnel.

Lorsqu'un renseignement personnel est susceptible d'être communiqué à l'extérieur du Québec, Pronto procède au préalable à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée prévue à l'article 17 de la Loi 25.

7. Conservation des renseignements

Pronto conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée prescrite par la loi et par le Règlement sur la tenue des dossiers, livres et registres d'un avocat, soit au minimum sept (7) ans suivant la clôture du dossier. Au-delà de cette période, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible.

8. Sécurité

Pronto met en œuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation :

• Chiffrement des transmissions (TLS 1.3) et chiffrement au repos pour les documents stockés ;
• Authentification à deux facteurs sur les comptes infonuagiques et les outils de gestion documentaire ;
• Accès restreint aux dossiers selon le principe du moindre privilège ;
• Sauvegardes régulières et plan de continuité des affaires ;
• Formation continue du personnel sur la protection des renseignements personnels.

En cas d'incident de confidentialité comportant un risque sérieux de préjudice, Pronto en avisera promptement les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Témoins (cookies) et technologies similaires

Le site prontolegal.ca utilise un nombre limité de témoins :

• Témoins essentiels — requis au fonctionnement du site (gestion de session, préférence linguistique). Ils ne nécessitent pas votre consentement.
• Témoins analytiques — agrégés et anonymisés, ils nous aident à mesurer la fréquentation et à améliorer le contenu. Vous pouvez les refuser depuis les paramètres de votre navigateur.

Aucun témoin publicitaire de tiers n'est déposé sur ce site.

10. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous bénéficiez en tout temps des droits suivants :

• Droit d'accès — obtenir copie des renseignements que nous détenons à votre sujet ;
• Droit de rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• Droit de retrait — retirer votre consentement à un traitement, dans la mesure permise par la loi ;
• Droit à la portabilité — recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• Droit à la désindexation et à la cessation de diffusion — dans les circonstances prévues par la loi ;
• Droit de plainte — adresser une plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés.

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Une réponse vous sera transmise dans les trente (30) jours.

11. Renseignements concernant les mineurs

Pronto offre des services aux entrepreneurs et aux entreprises. Le site n'est pas destiné aux personnes de moins de quatorze (14) ans, et nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels les concernant. Si vous croyez qu'un renseignement nous a été transmis par erreur, communiquez avec nous afin que nous procédions à sa suppression.

12. Modifications de la présente politique

Pronto peut modifier la présente politique à tout moment afin de refléter une évolution législative, technologique ou opérationnelle. La date de mise à jour ci-dessus indique la version actuellement applicable. Les modifications substantielles vous seront communiquées par courriel lorsque vous êtes un client actif, ou rendues visibles sur la page d'accueil du site.

13. Comment nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels :