La déclaration de mise à jour annuelle au Registraire : ce qu'il faut déclarer.

Qui doit produire la déclaration de mise à jour annuelle au Registraire

L'obligation découle de la Loi sur la publicité légale des entreprises. Tout assujetti immatriculé au registre des entreprises y est tenu : les sociétés par actions constituées sous la LSAQ, les sociétés fédérales régies par la LCSA qui exercent des activités au Québec, mais aussi les entreprises individuelles immatriculées, les sociétés de personnes et la plupart des personnes morales sans but lucratif inscrites au registre.

Le point qui surprend le plus souvent les entrepreneurs : la déclaration est due même quand rien n'a bougé. Sa raison d'être est justement de faire confirmer, une fois par année, que les renseignements publiés sous votre NEQ reflètent encore la réalité. Et une société qui a déclaré un changement en cours d'année reste tenue de produire sa déclaration annuelle : l'une ne remplace pas l'autre.

Le délai suit celui de votre déclaration de revenus

Pour une personne morale, la période de production correspond à celle prévue pour sa déclaration de revenus, c'est-à-dire, dans la plupart des cas, les six mois qui suivent la fin de son année d'imposition. Une société dont l'exercice se termine le 31 décembre a donc jusqu'au 30 juin suivant. Des droits annuels d'immatriculation s'ajoutent, perçus généralement par Revenu Québec selon votre mode de production.

Depuis l'entrée en vigueur des règles de transparence, le 31 mars 2023, chaque société devait d'abord transmettre une déclaration directement au Registraire pour y inscrire ses bénéficiaires ultimes. Cette étape franchie, une société dont le dossier est complet et inchangé peut, en règle générale, s'acquitter de son obligation de produire sa déclaration annuelle en répondant à la question prévue à cet effet dans sa déclaration de revenus du Québec, sans avoir à produire un formulaire auprès du Registraire des entreprises. Toutefois, dès qu'un renseignement doit être modifié, la déclaration se produit plutôt en ligne, directement auprès du Registraire.

Ce que vous confirmez ou mettez à jour chaque année

La déclaration passe en revue l'ensemble du dossier public de la société : sa dénomination sociale et les autres noms qu'elle utilise au Québec, l'adresse de son siège et de ses établissements, ses administrateurs et ses principaux dirigeants, ses deux principaux secteurs d'activité avec le code CAE, le nombre de salariés au Québec et ses trois actionnaires les plus importants.

S'y ajoutent, depuis le 31 mars 2023, les bénéficiaires ultimes : sauf exception, les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent, même indirectement, 25 % ou plus des droits de vote ou de la juste valeur marchande des actions, ou qui exercent une influence importante sur la société. Leur date de naissance est transmise au Registraire sans être publiée, et une adresse professionnelle peut être déclarée pour éviter la diffusion du domicile personnel.

Avant de produire, prenez cinq minutes pour relire votre fiche avec l'outil décrit dans notre guide de la recherche au registre des entreprises du Québec, puis comparez-la à vos registres internes. Notre article sur les registres et dossiers de la société explique comment garder le livre de la société aligné sur le registre public.

Annuelle, courante, correction : trois déclarations distinctes

La déclaration annuelle confirme périodiquement le dossier. La déclaration de mise à jour courante, elle, se produit en cours d'année, dans les 30 jours d'un changement : un administrateur qui quitte, un siège qui déménage, un nouveau bénéficiaire ultime. La demande de correction, enfin, répare un renseignement qui était inexact au moment de son dépôt.

Confondre les trois mène à des dossiers périmés ou à des déclarations produites au mauvais moment. Nous avons consacré un article complet à la mise à jour courante et à la correction, avec des exemples concrets pour choisir le bon véhicule.

Amendes et radiation : le vrai prix de l'oubli

Omettre la déclaration n'est pas anodin. La Loi sur la publicité légale des entreprises prévoit des amendes pour l'assujetti en défaut, et des frais supplémentaires peuvent s'ajouter aux droits annuels payés en retard. Surtout, après deux déclarations annuelles consécutives manquées, le Registraire peut radier d'office l'immatriculation. Pour une société constituée au Québec, cette radiation emporte légalement sa dissolution, ce qui peut avoir des conséquences juridiques majeures.

La révocation d'une radiation reste possible dans la plupart des cas : il faut produire chaque déclaration manquante, acquitter les droits et présenter une demande au Registraire. Le défaut se découvre toutefois souvent au pire moment, lors d'un financement, d'une vente ou d'une transaction immobilière, quand la banque ou le notaire consulte le registre. Mieux vaut un rappel au calendrier qu'une remise en état d'urgence. Si la radiation a emporté la dissolution de la société, en principe la révocation de la radiation aura un effet rétroactif, comme si elle n'avait jamais été dissoute, sous réserve toutefois des droits acquis par des tiers.

FAQ

Q : Rien n'a changé dans ma société cette année. Dois-je quand même produire la déclaration ?

R : Oui. La déclaration de mise à jour annuelle sert précisément à confirmer que les renseignements du registre sont encore exacts, changement ou non.

Q : Puis-je produire ma mise à jour annuelle avec ma déclaration de revenus ?

R : En règle générale, oui, si votre dossier est complet, bénéficiaires ultimes compris, et qu'aucun renseignement ne change. Sinon, la déclaration doit être transmise directement au Registraire.

Q : Une société fédérale doit-elle produire cette déclaration en plus du rapport annuel de Corporations Canada ?

R : Oui. Le rapport annuel fédéral et la déclaration de mise à jour annuelle au registre québécois sont deux obligations distinctes, chacune avec son échéance.

Il est pertinent de noter que Corporations Canada est très sévère sur l'obligation de produire les rapports annuels, et le processus de dissolution d'une société est automatiquement déclenché après deux rapports annuels en retard. Son processus de reconstitution est également plus long et plus complexe que celui du Québec.

Q : Ma société a été radiée pour défaut de déclaration. Est-ce réversible ?

R : Dans la plupart des cas, oui : il faut produire les déclarations manquantes, payer les droits exigibles et demander la révocation de la radiation au Registraire.

Une échéance dépassée, un doute sur vos bénéficiaires ultimes ou une radiation à faire révoquer ? Contactez notre équipe : nous remettons votre dossier au registre en règle et mettons en place le suivi annuel.